¡Tráguese Ese Sapo! - Brian Tracy
21 estrategias para tomar decisiones rápidas y mejorar la eficacia profesional
Este libo es un método de productividad desarrollado por Brian Tracy. El nombre de la frase proviene de Mark Twain quien dijo "Cómete una rana viva a primera hora de la mañana y nada peor te sucederá el resto del día."
Me gusto el libro porque tomó este este concepto y lo aplico al mundo profesional (y hasta cierto punto personal). Tracy dice que la "rana" es la tarea más importante y de mayor impacto que tienes que completar. Si te comes a la rana (es decir, si trabajas en ella) a primera hora de la mañana, serás más productivo y exitoso.
Para lograr esto el autor nos recomienda 21 hábitos:
1. Define tus objetivos y escríbelos
La falta de claridad es una de las mayores causas de desperdicio de tiempo. Si no sabes exactamente cuáles son tus objetivos, es poco probable que puedas identificarlos o alcanzarlos.
Escribe tus objetivos para que puedas consultarlos con frecuencia. "Una meta u objetivo que no está por escrito es simplemente un deseo o una fantasía", dice Tracy. "Los objetivos no escritos conducen a la confusión, la vaguedad, la dirección equivocada y numerosos errores".
Una vez que haya documentado sus objetivos, establezca una fecha límite para cuando quieras alcanzarlos, y asígnele a cada objetivo una tarea que debe completarse diariamente para lograr dicho objetivo.
Tus ranas son las cosas en las que vas a trabajar a primera hora todos los días para tener mayor productividad y éxito.
2. Ten planes sobre lo que vas a trabajar
Tracy dice que el primer paso en la planificación adecuada es tener una lista de tareas que debes completar. Recomienda mantener varias listas:
una “lista maestra” de todas tus tareas
una lista mensual de tareas que deseas completar ese mes
una lista semanal de tareas que deseas completar esa semana
una lista diaria de tareas que deseas completar ese día
Cada lista subsiguiente se extrae de su lista maestra. Planifica su lista mensual al final de cada mes, su lista semanal al final de cada semana y su lista diaria al final de cada día. Al planificar sus tareas para el día siguiente al final del día laboral anterior, sabrás exactamente cuál es tu rana.
3. Enfócate en tu 20%
El principio de Pareto establece que tiendes a obtener el 80% de tus resultados del 20% de tu trabajo. Tracy dice que centrarse en sus ranas garantiza que siempre priorice el 20% de las tareas que son las más importantes.
Esa es una gran razón por la que necesita definir sus objetivos, dividirlos en tareas y trabajar en una tarea objetivo todos los días. Cuando no lo hace, termina gastando todo su tiempo en tareas del 80 %: tareas pequeñas y de bajo valor que no logran acercarlo a sus objetivos.
4. Piensa a largo plazo para tomar mejores decisiones a corto plazo
Otro método de priorización que recomienda Tracy es preguntar: "¿Cuáles son las posibles consecuencias de hacer o no hacer esta tarea?"
La realidad es que algunas cosas simplemente no necesitan hacerse. Si cuestionas las consecuencias de hacer o no hacer una tarea antes de comenzar, no solo hace que sea más fácil encontrar sus ranas, sino que también hace que sea más fácil encontrar tareas que son una pérdida de tiempo que es mejor eliminar de su lista.
5. Procrastinar a propósito
La procrastinación generalmente se considera algo malo, pero la razón por la que tiene una connotación negativa es que normalmente postergamos nuestras ranas. Nuestras ranas suelen ser tareas grandes y difíciles, por lo que son fáciles de posponer. Las tareas de bajo valor, por otro lado, a menudo se pueden completar rápidamente, por lo que son más fáciles de eliminar y marcar de nuestras listas.
En lugar de postergar cuando se trata de tus ranas, Tracy recomienda postergar intencionalmente el 80 % de tus tareas.
6. Usa el método ABCDE
Otro método de priorización que recomienda Tracy es el método ABCDE:
Las tareas "A" son cosas que tienes que hacer; son tus ranas. Si tiene más de una tarea obligatoria, puede priorizar aún más agregando números: A-1, A-2, A-3, etc.
Las tareas "B" son cosas que debes hacer. Responder correos electrónicos o asistir a reuniones a menudo son tareas que se deben hacer. Las personas pueden molestarse si no lo hace, pero estas actividades no necesariamente lo acercan a sus objetivos.
Las tareas "C" son buenas para hacer. Probablemente quieras hacerlos, pero no hay consecuencias si no lo haces.
Las tareas "D" son cosas que debe delegar a otra persona para tener más tiempo para sus tareas "A".
Las tareas "E" son cosas que debes eliminar. No necesitas hacerlas, ni quieres hacerlas, y no tiene ningún valor delegarlas a otra persona.
7. Comprenda exactamente de qué trabajo es responsable
Hay un millón de formas de distraerse en el trabajo. Para evitar que estas cosas lo descarrilen, debe comprender lo que Tracy llama sus "áreas clave de resultados". ¿Para qué te contrataron? ¿Qué resultados se supone que debes entregar? Al comprender de qué es realmente responsable, puede justificar la delegación y eliminación de tareas que no están relacionadas con las tareas y objetivos específicos de su trabajo.
8. A la hora de trabajar, trabaja
La mejor manera de lograr el equilibrio entre el trabajo y la vida es trabajar todo el tiempo que esté en el trabajo.
Cada minuto que se pasa en el trabajo en actividades que matan la productividad, como conversar con sus compañeros de trabajo sobre deportes, o mirar las redes sociales, afecta negativamente tu tiempo fuera del trabajo, ya sea porque tienes que ahora trabajar horas extras o porque está estresado por las tareas pendientes.
9. Prepárate para tu trabajo antes de empezar
Es importante planificar tu rana para el día siguiente al final del día laboral anterior y reservar tiempo para trabajar en esa rana para que puedas abordarla sin interrupciones.
10. Concéntrese en una tarea a la vez
Una vez que hayas dividido tus objetivos en tareas, debes trabajar en esas tareas una a la vez. Priorízalos, prográmalas y luego, cuando sea el momento de comer tus ranas, concéntrate en ellas por completo.
11. Desarrolla tus habilidades
Una de las principales razones de la demora y la procrastinación es un sentimiento de insuficiencia: falta de confianza o capacidad en un área clave de la tarea. Si sufres del síndrome del impostor o no te sientes preparado para hacer frente a las tareas que necesitas completar para alcanzar tus objetivos, te inclinarás por la procrastinación. Así que practica las habilidades que te interesan con mentores, cursos, etc.
12. Usa tus fortalezas
Cada uno de nosotros tiene habilidades únicas que nos permiten comer ciertas ranas más rápido que otras. Así que identifique sus fortalezas y centre sus metas en torno a esas fortalezas.
13. Identifica las cosas que te están frenando
¿Por qué no he logrado este objetivo todavía?
A veces, la respuesta a esa pregunta es un factor externo. Pero Tracy dice que la mayoría de las veces nuestras limitaciones son internas. Procrastinamos debido al síndrome del impostor, o llenamos nuestro tiempo con tareas de bajo valor y distracciones. Si puedes identificar esas limitaciones y eliminarlas, avanzará hacia sus objetivos mucho más rápido.
14. Encuentra tu motivación
No necesariamente la motivación en cuanto a buscar tu pasión, sino motivarte con límites. El autor dice que necesitas encontrar formas de motivarte para comer tus ranas poniéndote sobre ti mismo la misma presión que te pone tu jefe cuando te asigna una tarea y una fecha límite. Crea tus propios plazos, intenta superarlos y mantén altas expectativas.
15. Aprovecha al máximo tus niveles de energía
Trabajar demasiadas horas, no dormir lo suficiente, comer alimentos poco saludables y renunciar al ejercicio son formas en que agotamos nuestras reservas de energía y, como resultado, nuestra productividad se ve afectada.
Guarda tu energía para tus ranas.
16. Conviértete en un optimista
Debes negarte a permitir que las dificultades y contratiempos inevitables de la vida diaria afecten tu estado de ánimo y tus emociones. Si su personalidad tiende más hacia el pesimismo que al optimismo, es posible que estes ignorando este principio.
Hay que buscar ver lo bueno en cada situación, no necesariamente tienes que ser optimista; solo tiene que aprender a descartar los pensamientos que le dicen que no vale la pena seguir trabajando para alcanzar una meta después de encontrarse con retrasos, problemas o decepciones.
17. No dejes que la tecnología te distraiga
La tecnología está diseñada para hacerte más productivo, pero si la usas incorrectamente, tiene el efecto contrario. Si sientes que pasas tus días revisando redes, mensajes instantáneos y notificaciones telefónicas en lugar de realizar tareas importantes, es hora de reiniciar y repensar cómo estas usando la tecnología.
18. Divide tus tareas en los componentes más pequeños posibles
Cuanto más pequeña sea la tarea, más fácil será comenzarla y completarla porque estará menos abrumado por la idea de lanzarse a la tarea.
Si tu tarea es perder 10 kilos en el año, no coloques esto como objetivo. La meta debería ser algo muy pequeño como no voy a desayunar hasta las 9AM y sólo comeré dos huevos.
Así, tu lista de tareas pendientes se completará con tareas más pequeñas y manejables.
19. Programa tiempo en tu calendario para comer tus ranas
Para progresar en tus ranas, necesitas grandes bloques de tiempo para concentrarte en ellas. Pero encontrar grandes bloques de tiempo para concentrarse en las tareas requiere un esfuerzo dedicado. El autor recomienda apartar tiempo para el trabajo enfocado.
Programe tiempo en su calendario al final de cada día laboral para trabajar en su rana a la mañana siguiente, o cree una reunión periódica para las primeras dos horas (o la cantidad de tiempo que sea apropiada) de cada día para asegurarse de que siempre tenga tiempo bloqueado.
20. Encuentra tu flow
El flow/flujo es un estado de productividad óptimo en el que estás totalmente inmerso y concentrado en la tarea que tienes entre manos, tanto que apenas notas el paso del tiempo. Mientras estás en flujo, Tracy dice que "te sientes eufórico y claro. Todo lo que haces parece preciso y sin esfuerzo. Te sientes feliz y lleno de energía".
Y aunque el flujo puede sentirse como algo que simplemente sucede, hay formas de activar su estado de flujo. Tracy dice que crear un sentido de urgencia ayuda, al igual que generar impulso.
Cuantas más tareas completes que te acerquen a tu objetivo, más impulso generarás. A menudo, el simple hecho de continuar progresando hacia sus objetivos hace que sea más fácil activar su estado de flujo cuando trabaja en las tareas de los objetivos.
21. Trabaja en una tarea hasta que esté completa
Para hacer esto de manera efectiva, deberá asegurarse de tener tareas que sean lo suficientemente pequeñas como para completarlas en una sola sesión. Deberá asegurarse de tener tiempo bloqueado para trabajar en su tarea. Y finalmente, deberá asegurarse de haber estimado correctamente el tiempo que le llevará completar la tarea.